Pengertian Ordner: Jenis, Fungsi, Manfaat dan Contoh

Pada dasarnya, ordner merupakan map berukuran besar yang digunakan sebagai tempat menyimpan dokumen atau file arsip.

Salah satu kelebihan pakai folder jenis ini adalah kemampuannya menyimpan banyak dokumen sekaligus di satu tempat.

Sehingga, saat dokumen atau file tersebut dicari, dapat dengan mudah ditemukan. Meski butuh banyak ruang saat disimpan secara horizontal.

Selain untuk menyimpan dokumen, ordner juga bisa melindungi file didalamnya karena ukuran penutupnya yang kuat dan tebal.

Jadi, ada banyak manfaat menggunakan peralatan kearsipan satu ini. Tapi, sebelum mengulas lebih jauh, apakah anda tahu pengertian ordner?

Apa fungsi ordner yang sebenarnya? Mengapa ini merupakan salah satu perabot kantor yang wajib ada?

Jika penasaran jawaban dari semua pertanyaan diatas, simak artikel dibawah ini sampai habis.

Pengertian Ordner

Pengertian Ordner

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia [KBBI], Ordner adalah map besar berkulit tebal untuk menyimpan surat dan lain sebagainya.

Sebagai map, maka ordner berfungsi untuk menyimpan, baik sementara atau permanen, satu atau lebih dokumen.

Hanya saja, kapasitas penyimpanannya lebih besar atau lebih banyak dibanding map biasa, folio misalnya.

Setelah dokumen dimasukkan, maka ordner bisa ditempatkan di rak, lemari arsip, filling cabinet atau lokasi lain yang diinginkan.

Terkadang, ordner disebut secara bergantian dengan ring binder, loose leaf binder, looseleaf binder, map folder sampai map file.

Meski demikian, penyebutan diatas sebenarnya keliru karena tidak merujuk pada ordner pada umumnya.

Baca Juga:

Persamaannya mungkin hanya ada jenis dokumen yang disimpan dimana kertas harus dilubangi dulu pakai perforator.

Karena di dalam ordner ini ada benda yang berfungsi sebagai pengikat file dengan ukuran yang cukup beragam.

Intinya, ordner adalah salah satu peralatan kearsipan yang wajib dimiliki oleh kantor terlebih yang ingin menata arsip dengan baik.

Jika dilihat sekilas, bentuk ordner ini seperti buku besar, namun ada penjepit besi di dalamnya dan setiap sisinya bisa dibuka tutup.

Mayoritas ordner dibuat dari bahan seperti kertas karton yang cukup tebal sehingga bisa melindungi dokumen dari kerusakan.

Hanya saja, bahannya cukup mudah terbakar sehingga wajib disimpan ditempat yang aman untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Dan ini yang jadi alasan mengapa banyak perkantoran yang menggunakan lemari arsip dari besi agar jika suatu saat terjadi kebakaran, dokumen nya bisa terselamatkan.

Fungsi Ordner

Secara umum, ordner berfungsi sebagai folder untuk menyimpan berbagai dokumen dengan jenis yang sama ke dalam satu tempat.

Sebelum dokumen disimpan ke dalam ordner, maka file akan diklasifikasikan dulu, lalu dilubangi dan ditempatkan ke satu map.

Umumnya, untuk mengklasifikasikan dokumen, diberikan penomoran dan tanggal pada map tersebut. Sehingga, apabila nantinya dokumen tersebut dibutuhkan, tidak susah dicari.

Dan setiap komponen di dalam ordner punya fungsi sendiri-sendiri, seperti:

  • Pengunci rado di dalam ordner yang berfungsi agar order bisa ditempatkan vertikal sekalipun dokumen didalamnya terisi penuh
  • Label di dalam ordner yang bisa diberikan kode identifikasi untuk jenis dokumen yang tersimpan didalamnya. Label ini ada dibagian depan ordner atau ditengah-tengahnya
  • Finder ring atau ring bolong di tepi atau bagian bawah ordner yang berfungsi sebagai tempat memasukkan jari saat menarik ordner keluar dari tempat penyimpanan
  • Ring binder yang berfungsi untuk menahan kertas atau dokumen didalamnya agar tidak jatuh atau tercecer.

Khusus untuk ring binder ini, beberapa produsen menyediakan slot standar yakni dua lubang. Meski ada juga ordner yang menyediakan slot sampai 5.

Manfaat Ordner

Pengertian Ordner

Kegunaan ordner masih berkaitan dengan fungsinya. Dengan demikian, utamanya ordner digunakan sebagai tempat menyimpan dokumen kearsipan.

Misalnya, dokumen perusahaan, kantor, sekolah dan lain sebagainya. Dengan ordner, dokumen kearsipan lebih tertata rapi.

Itu saja sih. Selebihnya tinggal sesuaikan dimana ordner ini akan ditempatkan apakah pada laci arsip, filling, rotating atau mungkin ditempatkan diatas meja begitu saja.

Penataannya sendiri cukup beragam apakah berdasarkan klasifikasi dokumen didalamnya atau mungkin berdasarkan penomoran dan abjad.

Kelebihan dan kekurangan ordner

Setiap peralatan kearsipan punya kelebihan dan kekurangannya sendiri, termasuk ordner.

Dan jika berbicara tentang kelebihan, maka ordner punya beberapa kelebihan, seperti:

  • Bisa digunakan untuk menyimpan banyak dokumen ke dalam satu folder berdasarkan jenisnya
  • Bisa diberikan guide didalam dokumen untuk memudahkan pencarian
  • Mampu menampung banyak file ke dalam satu folder, dengan jenis dokumen yang berbeda tapi masih satu kategori seperti surat masuk dan surat keluar
  • Bisa tampung berbagai ukuran dokumen dengan jenis yang sama entah itu A3, A4, A5 sampai dengan folio
  • Ordner cukup tebal dan permukaannya tidak mudah rusak sehingga bisa melindungi dokumen yang tersimpan didalamnya dari kerusakan akibat debu, lembab dan lain sebagainya

Saat ini, mayoritas ordner dibuat dengan ukuran antara 5 cm, 7 cm sampai dengan 10 cm yang bisa dibeli sesuai kebutuhan.

Meski demikian, ordner juga punya banyak kekurangan, seperti:

  • Ruang penyimpanan tempat dimana ordner ditempatkan cukup lebar terlebih, dalam kasus, arsip disimpan di dalam laci yang ukurannya kecil
  • Sangat mudah terbakar sehingga harus disimpan ditempat yang aman

Kelebihan dan kekurangan diatas tentu hanya merujuk pada poin umumnya saja. Jika merujuk pada merk, maka pembahasannya akan berbeda.


FAQ

Beberapa pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan terkait postingan ini bakal diulas dalam QnA di bawah, seperti:

1. Apa perbedaan Ordner dan Binder?

Ordner dan binder sering disebut secara bergantian meski keduanya punya banyak perbedaan seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini:

Dasar perbedaanOrdnerBinder
PengertianOrdner adalah map yang digunakan untuk menyimpan dokumen dengan permukaan tebalBinder adalah komponen yang digunakan secara khusus untuk jilid buku, dokumen dan lain sebagainya
UkuranVariatifVariatif
FungsiUntuk menyimpan dokumen dengan jenis yang sama ke satu tempatUntuk menjepit kertas agar tidak jatuh atau tercecer

Jika dilihat pada tabel diatas, ordner dan binder punya beberapa perbedaan. Misalnya, dari segi fungsi dimana ordner umumnya digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip.

Binder juga punya fungsi yang sama. Hanya saja, pada umumnya, binder merujuk pada istilah teknis pada pengait buku.

Disisi lain, keduanya dilengkapi dengan pengait yang bisa berfungsi agar dokumen dalamnya tidak tercecer atau jatuh.

Perbedaan paling terlihat jelas dari ukuran. Binder, misalnya, punya ukuran yang variatif dan cenderung lebih kecil.

Saat ini, ukuran rata-rata binder antara 15-51 mm. Mayoritas binder dibuat dari plastik dengan ketebalan antara 10-15 cm.

Disisi lain, ukuran ordner menyesuaikan sama kertas yang akan digunakan untuk menyimpan dokumen.

Contohnya, jika ingin simpan kertas A4, A3, F3 atau ukuran lain, bisa cari ukuran yang sesuai atau mungkin lebih besar.

Hanya saja, rata-rata ordner yang digunakan untuk menyimpan dokumen ukuran ISO A0-A3, orientasi penempatannya bisa portrait dan landscape.

Jadi bisa pilih mana yang sesuai. Disisi lain, jika mau simpan dokumen ukuran ISO A2, biasanya hanya penempatan landscape saja.

Dari segi warna, ordner tentu lebih variatif dimana bisa pilih beberapa warna populer seperti merah, biru, navy dan lain sebagainya.

2. Apa yang dimaksud dengan Brief Ordner?

Brief Ordner merupakan satu dari beberapa jenis ordner yang bisa digunakan untuk menyimpan dokumen kearsipan.

Jadi, fungsi dasarnya sama. Intinya, brief ordner adalah map berukuran besar yang dibuat dari karton tebal.

Di dalamnya ada semacam penjepit dokumen dari logam sehingga bisa digunakan untuk mengaitkan file yang dijadikan arsip.

Ciri lainnya dari brief ordner adalah penyusunannya yang dilakukan secara vertikal di tempat penyimpanan yang dipilih.

3. Berapa harga Ordner?

Tergantung di toko mana anda beli, lokasi toko tersebut dan merk apa yang mau dibeli. Mengapa demikian?

Karena ada perbedaan harga antara toko di DKI Jakarta dan di Papua. Hanya saja, secara umum, ordner dibandrol puluhan ribu per ordner.

Sebelum beli order, pertimbangkan ukuran dokumen yang akan disimpan didalamnya. Karena ini penting mengingat pilihan dan ukurannya yang variatif.

Pertimbangkan juga bahan ordner karena ini faktor penting agar arsip didalamnya tidak mudah rusak, lembab atau berdebu.

4. Apa saja merk ordner yang bisa dibeli sekarang?

Pilihan merk order yang tersedia sekarang ini ada banyak mulai seperti Leitz, Index, Bintang, Gema, Ordner Bindex, Ordner Bantex dan lain sebagainya.

Untuk beli satu dari beberapa merk diatas, bisa pakai toko online yang banyak tersedia sekarang ini atau mungkin mengunjungi toko official di media sosial.

Penutup

Sampai hari ini, ordner tetap menjadi satu dari beberapa peralatan kearsipan yang wajib ada di kantor.

Dengan fungsinya yang banyak, maka tak ada salahnya jika menggunakan map tersebut untuk menyimpan arsip-arsip penting.

Demikian artikel tentang pengertian ordner, termasuk fungsi, manfaat, kelebihan dan kekurangan. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar