Arsip dan kearsipan adalah dua bidang ilmu yang saling terkait satu sama lain. Mengapa demikian?
Karena keduanya merujuk pada dokumen yang disimpan dan dipelihara serta teknik atau metode yang digunakan saat proses pemeliharaan itu berlangsung.
Dengan demikian, arsip bisa diartikan sebagai catatan yang mendokumentasikan berbagai kegiatan atau transaksi perusahaan, bisnis atau lembaga pemerintah.
Dokumentasi, dalam konteks ini, bisa berarti kontrak, memo, surat menyurat, file elektronik, laporan, email, foto, video, log pesan, database dan lain sebagainya.
Arsip sendiri terbagi dalam dua bentuk yakni arsip statis yang disimpan dalam filling cabinet atau rak penyimpanan sejenis dan arsip digital yang tersimpan ke dalam komputer atau server.
Keberadaan arsip ini sangat penting untuk membantu organisasi atau lembaga mendokumentasikan setiap kegiatan yang mungkin diperlukan di kemudian hari.
Tapi, apa sih yang dimaksud dengan arsip? Apa pengertian kearsipan? Apa saja jenis-jenis arsip? Apa fungsi dan manfaat arsip?
Penasaran jawaban dari semua pertanyaan diatas? Jika iya, simak artikel dibawah ini sampai habis.
Pengertian Arsip dan Kearsipan
Seperti yang sudah disebutkan diatas yang mana arsip merujuk pada dokumen yang akan diarsipkan dan tata kelolanya disebut kearsipan.
Agar jelas, berikut disajikan pengertian arsip dan kearsipan dibawah:
1. Apa itu Arsip?
Dalam kamus besar bahasa Indonesia [KBBI], arsip punya tiga pengertian dasar, yakni:
- Dokumen tertulis seperti surat atau akta, lisan seperti pidato atau ceramah, dokumen bergambar seperti foto dan film dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis seperti kertas, elektronik seperti pita kaset, pita video, disket komputer dan sebagainya, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi
- Tempat penyimpanan berkas, seperti program atau data, sebagai cadangan
- Dokumentasi penerbitan pers yang berisikan guntingan-guntingan surat kabar, bahan-bahan referensi dan foto
Secara etimologis, kata arsip berasal dari bahasa Perancis Archif yang berarti catatan atau dokumen yang disimpan sebagai bukti.
Kata archif sendiri diambil dari istilah Latin, archivum yang berarti catatan tertulis. Juga bisa diartikan sebagai tempat penyimpanan.
Dan semua istilah di atas diambil dari bahasa Yunani, Arkheia yang berarti catatan publik dari kata jamak archeion yang berarti balai kota atau bangunan.
Dengan demikian, bisa disimpulkan kalau arsip adalah tempat penyimpanan catatan publik atau dokumen sejarah yang penting.
Intinya, arsip adalah catatan atau dokumen yang merupakan sumber primer satu informasi dan terdiri dari berbagai bentuk dan bisa dibuat oleh siapa saja.
Entah itu lembaga pemerintah resmi, organisasi atau individu. Bentuknya pun cukup beragam mulai dari surat, akta, nota, buku, piagam, sertifikat, warkat dan lain sebagainya.
Semua dokumen tersebut digunakan sebagai bukti sah atas suatu fakta atau keputusan dan menjadi referensi yang bisa dipercaya.
Hanya saja, berkat teknologi, arsip tidak melulu tentang dokumen yang disimpan dalam bentuk fisik karena ada juga arsip elektronik.
Arsip elektronik adalah jenis arsip yang disimpan dalam bentuk file digital dan bentuknya bisa berupa foto, gambar, video dan audio.
2. Apa itu Kearsipan?
Jika arsip mengacu pada dokumen yang disimpan maka kearsipan merujuk pada bagaimana setiap dokumen itu disimpan, dikelola dan dipelihara.
Artinya, kearsipan adalah suatu kegiatan untuk mengelola arsip, baik fisik atau digital, secara teratur dan terorganisir.
Definisi diatas sesuai dengan pengertian kearsipan dalam KBBI yang berarti perihal arsip atau yang berkaitan dengan arsip.
Dengan demikian, kearsipan bisa dipahami sebagai cara mengelola arsip sehingga mudah dicari saat dibutuhkan nantinya.
Baca Juga:
- Pengertian Brosur: Jenis, Fungsi, Tujuan dan Cara Buat
- Fotografi Landscape: Pengertian, Sejarah, Tujuan, Jenis dan Contoh
- CGI Adalah Computer-generated Imagery: Pengertian, Jenis dan Contoh Penggunaan
Dalam konteks pengelolaan, maka kegiatan kearsipan itu termasuk menciptakan, menerima dan mengumpulkan dokumen.
Setelah itu dilanjutkan dengan tahap seperti pengendalian, pemeliharaan dan perawatan lalu disimpan ke tempat penyimpanan.
Apabila arsip dianggap sudah tidak lagi dibutuhkan atau dokumen-dokumen yang disimpan sudah kadaluarsa, maka akan dimusnahkan.
Hanya saja, berkat teknologi, semua proses kearsipan di atas bisa dilakukan secara elektronik begitu juga dengan pengelolaannya.
Mengapa demikian? Karena setiap arsip bisa dibuat bentuk digitalnya lalu disimpan ke perangkat penyimpanan seperti SD Card, Hardisk, hard drive dan lain sebagainya.
Lebih jauh lagi, semua data-data diatas bisa disimpan dalam penyimpanan awan atau cloud hosting sehingga tidak perlu lagi peralatan kearsipan fisik.
Jenis Arsip
Arsip ada banyak jenisnya karena bisa dibedakan berdasarkan bentuk fisik, sifat, fungsi, kegunaan, masalah, nilai orisinal dan lain sebagainya.
Agar jelas, berikut disajikan macam-macam jenis arsip, diantaranya:
1. Jenis arsip berdasarkan sifat
Jika dilihat berdasarkan sifatnya, arsip terbagi dalam beberapa jenis, diantaranya:
a. Arsip vital
Arsip vital, yang kadang juga disebut arsip sangat penting adalah arsip yang punya nilai relevansi dan berlaku selamanya.
Artinya, arsip tersebut tidak punya masa berlaku sehingga terus dipelihara, disimpan dan dikelola sampai kapanpun.
Contoh arsip jenis ini ada banyak mulai dari naskah proklamasi Kemerdekaan RI, penelitian akademis berkaitan dengan satu bidang ilmu dan lain sebagainya.
b. Arsip rahasia
Arsip rahasia adalah jenis arsip yang hanya boleh diketahui oleh beberapa orang saja. Misalnya, resep rahasia KFC atau strategi pemasaran perusahaan dalam menggaet pelanggan.
c. Arsip penting
Arsip penting adalah arsip yang bisa digunakan sebagai alat pengingat karena punya hubungan dengan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang.
Contoh arsip penting ini ada banyak mulai dari surat kontrak pegawai, surat pengangkatan karyawan tetap dan lain sebagainya.
d. Arsip biasa
Arsip biasa adalah arsip yang awalnya dibutuhkan dan masuk kategori penting tapi tak lagi dibutuhkan saat ini.
Contoh arsip jenis ini bisa berupa tagihan pembayaran air, listrik, nota, kas bon, struk pembayaran dan lain sebagainya.
e. Arsip tidak penting
Arsip tidak penting adalah tipe arsip mengandung informasi penting tapi sudah tidak diperlukan meski tetap wajib disimpan dan dipelihara.
Untuk contoh arsip tidak penting bisa berupa surat undangan rapat, undangan pernikahan, surat pemberitahuan dan lain sebagainya.
2. Jenis arsip berdasarkan fungsi
Selain berdasarkan sifat, arsip juga bisa dibedakan berdasarkan fungsi, seperti:
a. Arsip Dinamis
Dalam KBBI, arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan oleh instansi, lembaga, dan perorangan untuk membuat perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan pelaksanaan berbagai tindakan.
b. Arsip aktif
Arsip aktif, dalam KBBI, berarti arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus dibutuhkan. Dalam praktiknya, arsip aktif ini terbagi dalam dua bentuk, yakni:
- Arsip semi-aktif yang berarti penggunaan arsip tersebut sudah mulai menurun seiring berjalannya waktu tapi tetap dibutuhkan
- Arsip tidak aktif yang berarti frekuensi penggunaan arsipnya sudah jarang tapi tetap dipakai sebagai referensi atau keterangan meski hanya sebagai pelengkap saja
c. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip dinamis yang disimpan oleh satu badan, lembaga atau organisasi secara permanen. Jadi, arsip jenis ini tidak boleh dipindahkan.
3. Jenis arsip berdasarkan kegunaan
Jika dilihat berdasarkan kegunaan atau nilai gunanya, arsip bisa dibedakan berdasarkan beberapa jenis, seperti:
a. Arsip informatif
Arsip informatif adalah arsip yang punya nilai informatif meski hanya sementara. Contohnya, pengumuman dari pemerintah, surat undangan sampai pemberitahuan publik.
b. Arsip hukum
Arsip hukum adalah arsip yang berkaitan dengan produk hukum yang disimpan sebagai bukti legalitas.
Contoh sederhana dari arsip ini adalah sertifikat rumah, akta perusahaan, akta pernikahan dan lain sebagainya.
c. Arsip administratif
Arsip administratif adalah arsip yang berkaitan dengan hal-hal administrasi dari satu perusahaan atau kantor.
Contoh arsip jenis ini ada banyak mulai dari surat keputusan direksi, SOP kerja, tugas pokok pegawai dan lain sebagainya.
d. Arsip ilmiah
Arsip ilmiah adalah arsip yang berkaitan dengan penelitian ilmiah seperti skripsi, tesis, disertasi atau penelitian lainnya.
e. Arsip keuangan
Arsip keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan keuangan suatu lembaga atau organisasi. Contohnya, nota belanja, bon, laporan keuangan sampai kwitansi.
f. Arsip sejarah
Arsip sejarah adalah arsip yang berkaitan dengan fakta yang terjadi di masa lampau. Contohnya, laporan tahunan dari satu perusahaan, notulen rapat bulan lalu dan dokumentasi terkait lainnya.
e. Arsip pendidikan
Arsip pendidikan adalah jenis arsip yang disimpan karena nilai pendidikan yang terkandung didalamnya atau terkait dengannya.
Contoh arsip jenis ini adalah karya ilmiah dari peneliti, kurikulum pendidikan, silabus, metode pembelajaran dan lain sebagainya.
4. Jenis arsip berdasarkan masalah
Apabila diklasifikasikan berdasarkan masalah, arsip terbagi dalam beberapa jenis, diantaranya:
a. Financial record
Financial record adalah arsip yang berisikan catatan keuangan organisasi, lembaga pemerintah sampai individu. Contohnya kwitansi, cek, kartu kredit, kartu debit, giro dan lain sebagainya.
b. Inventory record
Inventory record adalah arsip yang berisikan daftar peralatan barang yang jadi inventaris. Contohnya, informasi tentang jumlah barang, merk, ukuran dan lain sebagainya.
c. Personal record
Personal record adalah arsip yang berisikan informasi dan profil kepegawaian. Contohnya, CV atau daftar riwayat hidup, surat pengundunduran diri kerja dan lain sebagainya.
d. Sales record
Sales record adalah arsip yang berkaitan dengan kegiatan marketing atas satu produk atau layanan. Contohnya, dokumen barang yang terjual, agen distributor dan lain sebagainya.
e. Production record
Production record adalah arsip yang berkaitan dengan hal-hal produksi atas suatu barang atau jasa.
Contohnya, catatan bahan baku dari produk yang dibuat, kualitas barang, gambar teknik produk dan lain sebagainya.
5. Jenis arsip berdasarkan orisinalitas
Salah satu aspek penting terkait dengan arsip adalah nilai otentiknya. Karena itu, jika dilihat berdasarkan orisinalitas, arsip bisa dibedakan dalam tiga jenis, yakni:
a. Arsip asli
Arsip asli adalah arsip yang berasal dari sumber primer dan dibuat dengan menggunakan peralatan-peralatan yang ada saat itu.
Misalnya, ditulis tangan, dibuat dengan mesin tik, di cetak pakai printer, dengan cap organisasi dan lain sebagainya.
b. Arsip salinan
Arsip salinan adalah arsip yang disalin dengan menggunakan peralatan-peralatan salinan, mesin fotocopy misalnya, dari dokumen asli yang berasal dari sumber primer.
c. Arsip tebusan
Arsip tebusan adalah jenis arsip yang merupakan salinan kedua, ketiga dan seterusnya. Tapi, isi dan bentuknya masih sama dengan dokumen asli.
6. Jenis arsip berdasarkan kekuatan hukum
Jenis arsip berdasarkan kekuatan hukum ini masih punya kaitan dengan originalitas diatas karena arsip pertama dan arsip salinan punya kekuatan hukum yang berbeda.
Karena itu, jika dilihat dari kekuatan hukumnya, arsip bisa dibedakan dalam dua kategori utama, yakni:
a. Arsip otentik
Arsip otentik adalah arsip asli, tulen, sah, orisinil dan dapat dipercaya. Artinya, arsip ini bukan salinan dan bukan tebusan. Karena itu, ia memiliki kekuatan hukum yang tetap dan mengikat.
b. Arsip tidak asli
Arsip tidak asli adalah jenis arsip yang bisa merupakan salinan yang dibuat dari mesin fotocopy misalnya.
Artinya, arsip tersebut bukan berasal dari sumber asli sehingga kekuatan hukumnya tidak ada.
7. Jenis arsip berdasarkan kepemilikan
Arsip juga bisa dibedakan berdasarkan siapa pemiliknya. Karena itu, dalam hal kepemilikan, arsip bisa dibedakan menjadi dua bagian, yakni:
a. Arsip milik pemerintah
Arsip milik pemerintah adalah jenis arsip yang dimiliki, disimpan dan dikelola pemerintah. Sumber arsip tersebut bisa dari internal lembaga pemerintah atau eksternal.
Dalam praktiknya, arsip pemerintah ini terbagi dalam beberapa jenis, diantaranya:
- Arsip nasional atau yang kadang juga disebut Arsip Nasional Republik Indonesia, adalah dokumen pemerintah pusat yang sudah berbentuk arsip
- Arsip nasional daerah yang terbagi dalam dua bentuk yakni arsip daerah tingkat satu atau provinsi, kabupaten dan tingkatan sesudahnya
- Arsip pemerintahan adalah arsip primer yang dikeluarkan oleh pemerintah yang asli baik yang disimpan di arsip nasional diatas atau yang ada di daerah.
b. Arsip swasta
Arsip swasta adalah segala dokumen kearsipan yang dimiliki oleh pihak swasta dan terbagi dalam beberapa jenis diantaranya:
- Arsip primer adalah arsip asli yang dibuat oleh satu lembaga secara resmi
- Arsip sekunder adalah arsip yang merupakan salinan dari arsip primer diatas
- Arsip sentral adalah dokumen yang disimpan di tempat khusus atau di pusat penyimpanan arsip
8. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisik
Bentuk arsip bisa tebal, tipis, atau merupakan gabungan dari beberapa dokumen yang dijilid lalu disimpan.
Karena itu, jika dilihat dari bentuknya, arsip bisa dibedakan berdasarkan beberapa jenis, seperti:
a. Arsip dengan lembaran
Arsip yang terdiri dari satu atau lebih lembar kertas. Contohnya, surat masuk dan surat keluar, SK organisasi, SK pengangkatan kepegawaian, sertifikat kepemilikan rumah, kuitansi dan lain sebagainya.
b. Arsip tanpa lembaran
Arsip tanpa lembaran adalah arsip dalam bentuk digital atau yang kadang juga disebut arsip elektronik.
Contoh dari arsip jenis ini adalah dokumen yang tersimpan di Komputer, Laptop, CD atau di layanan cloud computing
9. Jenis arsip berdasarkan isi
Arsip juga bisa dibedakan berdasarkan isi informasi di dalam arsip atau subjek apa yang ada di dalamnya, seperti:
a. Arsip keuangan
Contoh dari arsip ini adalah laporan keuangan, daftar gaji yang diterima karyawan, bukti transaksi jual beli, dan lain sebagainya.
b. Arsip kepegawaian
Contoh dari arsip ini adalah surat pengunduran diri kerja, surat lamaran, Curriculum Vitae atau daftar riwayat hidup, dan lain sebagainya.
c. Arsip pemasaran
Contoh arsip jenis ini adalah surat keterangan jual beli barang, surat pesanan, daftar harga, dan lain sebagainya.
e. Arsip pendidikan
Contoh arsip ini adalah SOP pembelajaran, kurikulum pendidikan, absensi siswa, raport, transkrip nilai mahasiswa, Kartu Hasil Studi [KHS], Kartu Rencana Studi [KRS] dan lain sebagainya.
Fungsi arsip
Arsip berperan penting untuk menunjang berbagai kegiatan administratif. Lebih jauh lagi, dokumen-dokumen tersebut bisa digunakan dalam pengambilan keputusan.
Termasuk juga untuk membuat laporan pertanggungjawaban, sebagai referensi yang sah dan sumber informasi yang kredibel.
Karena itu, pada dasarnya, arsip punya dua fungsi utama, yakni:
1. Fungsi primer
Fungsi primer ini merujuk pada nilai guna arsip sebagai sumber otentik, original dan asli sehingga dapat dipercaya.
Ini berarti, arsip harus berasal dari sumber-sumber primer. Sumber primer ini bisa berasal dari mana saja mulai dari lembaga pemerintah, organisasi, perusahaan, sampai perorangan.
2. Fungsi sekunder
Fungsi sekunder merujuk pada nilai guna dari pihak yang membutuhkan arsip tersebut dan bukan orang yang membuatnya.
Misalnya, surat menyurat dari satu lembaga ke lembaga lain. Nah, surat keluar tersebut akan dianggap sebagai arsip sekunder dari orang yang menerimanya.
Sifat dan Karakteristik Arsip
Sifat dan karakteristik arsip bisa dilihat dari fungsinya apakah arsip tersebut orisinil dari sumber primer atau merupakan salinan.
Agar jelas, berikut disajikan beberapa sifat dan karakteristik arsip, diantaranya:
1. Asli atau otentik
Otentik yang merujuk pada wujud atau bentuk asli arsip karena didalamnya terdapat informasi nyata seperti tanggal, waktu, cap, tanda tangan dan isi yang jadi bukti keasliannya.
2. Punya kekuatan hukum
Legal yang berarti dokumen-dokumen arsip tersebut dibuat dan dikeluarkan secara sah oleh lembaga, organisasi dan individu yang memenuhi unsur-unsur bukti dan dijadikan bukti resmi.
3. Satu-satunya
Unik yang berarti arsip tersebut adalah satu-satunya dan bukan yang digandakan. Jika ada salinan, maka akan ketahuan mana yang asli.
4. Bisa dipercaya
Terpercaya yang berarti arsip tersebut dapat dijadikan sebagai referensi atau acuan atas sesuatu.
Penutup
Sebagai dokumen tertulis yang disimpan dan dipelihara, arsip punya peran penting dalam aktivitas perkantoran.
Karena berisikan dokumen-dokumen penting, bukti-bukti tertulis, bukti transaksi atau pembayaran dan lain sebagainya.
Jadi wajib disimpan dengan tujuan agar saat dibutuhkan nantinya, bisa dicari dengan mudah. Disinilah fungsi kearsipan itu menjadi penting.
Demikian artikel tentang pengertian arsip dan kearsipan, termasuk jenis, fungsi, sifat & karakteristik. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***