Pengertian dan Macam-Macam Jenis Dokumen Paling Sering Digunakan

Sebenarnya ada banyak sekali jenis dokumen yang diklasifikasikan berdasarkan isi dokumen, bentuk fisik dokumen termasuk fungsi dan sifat dokumen itu sendiri.

Macam-macam dokumen itulah yang kemudian jadi topik utama artikel ini termasuk mengulas pengertiannya apa.

Secara awam, dokumen bisa di artikan sebagai catatan yang dibuat secara tekstual atau tidak sebagai bukti atas sesuatu.

Pengertian tersebut tidak salah tapi tidak sepenuhnya benar. Mengapa? Karena diperlukan penjelasan lebih lanjut soal definisi dokumen yang sebenarnya.

Karena itu, untuk anda yang penasaran definisi dokumen, pengertian dokumen menurut para ahli, contoh dokumen dan fungsi dokumen, simak artikel ini sampai habis.

Apa itu Dokumen?

Dalam kamus besar bahasa Indonesia [KBBI], dokumen punya beberapa pengertian dasar, yakni:

  • Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan seperti akta kelahiran, surat nikah sampai surat perjanjian
  • Barang cetakan atau naskah keterangan yang dikirim melalui kantor pos
  • Rekaman suara, gambar dalam film dan lain sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan
  • Berkas yang berisi teks yang dibuat dengan perangkat lunak pengolah kata

Dari beberapa definisi diatas bisa dipastikan kalau dokumen adalah suatu kata kata benda yang mengacu pada keterangan tertulis tentang sesuatu.

Keterangan ini bisa dijadikan bukti atau catatan atas suatu peristiwa di masa lampau atau di masa mendatang.

Dengan demikian, informasi atas peristiwa tersebut tidak hilang, kabur atau tidak dipelintir untuk tujuan bertentu.

Bentuk dokumen paling awal adalah teks namun seiring berjalannya waktu, bentuknya sudah semakin luas termasuk didalamnya gambar, foto, rekaman audio dan lain sebagainya.

Istilah dokumen sendiri diserap dari Bahasa Inggris, Document yang diserap dari bahasa Prancis Kuno dengan penyebutan yang sama begitu pula dengan artinya.

Jika ditelusuri lebih jauh lagi, Document diambil dari bahasa Latin, Documentum yang berarti contoh, bukti dan pelajaran.

Di abad pertengahan, documentum bisa diartikan sebagai alat tulis resmi atau kertas otoritatif. Sehingga, istilah tersebut kadang disebut docere.

Docere sendiri berarti menunjukkan, mengajar, menyebabkan atau mengetahui dan sinonim lain serupa.

Karena itu, ia bisa dipahami sebagai kertas tertulis atau cetak yang memberikan bukti atau sesuatu yang memuat tulisan atau prasasti yang bisa dibaca.

Artinya, dalam dokumen tersebut ada informasi yang tersimpan baik secara tekstual atau elektronik dan bisa berbentuk dokumen individual atau kelompok.

Macam-Macam Jenis Dokumen Paling Sering Digunakan

Lantas, apa saja macam-macam dokumen atau apa saja jenis-jenis dokumen? Tergantung kegunaan dokumen itu sendiri.

Namun, secara umum, jenis dokumen terbagi dalam berbagai bentuk, diantaranya:

1. Macam-macam dokumen sesuai kepentingannya

macam-macam jenis dokumen

Pertama ada jenis dokumen yang disesuaikan sama level kepentingan dari isi dokumen itu sendiri atau klasifikasi kegunaan dokumen.

Dan ada banyak sekali contoh jenis dokumen sesuai kepentingannya seperti dokumen pribadi, dokumen niaga, dokumen pemerintah sampai dokumen sejarah.

Pengertian dan contoh dokumen tersebut sudah saya bahas pada tabel dibawah ini:

Tipe dokumen berdasarkan kepentingannyaPengertianContoh
Dokumen pribadiDokumen yang isinya menyangkut kepentingan seseorangAkta Kelahiran, SIM, KTP, Passport, Ijazah, Sertifikat penghargaan, Tanda Bukti Kepemilikan, rekening pribadi dan lain sebagainya
Dokumen NiagaDokumen yang menyimpan informasi transaksi, jual beli barang misalnyaNota transaksi, kwitansi pembayaran atau pembelian dan cek
Dokumen pemerintahDokumen yang berisikan kepentingan negara atau pemerintahan secara langsungPeraturan Perundang-Undangan, Keputusan Pemerintah, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri dan lain sebagainya
Dokumen sejarahDokumen sejarah adalah dokumen yang berisikan perisitwa di masa lampau atau bukti atas suatu peristiwa dalam sejarahTeks pancasila, teks kemerdekaan dan lain sebagainya

2. Dokumen berdasarkan bentuk fisik

macam-macam jenis dokumen

Macam-macam dokumen beikutnya bisa diidentifikasi berdasarkan bentuk fisik dokumen itu sendiri, yang juga dipengaruhi oleh fungsi dan kegunaan dokumen itu sendiri.

Inilah yang kemudian melahirkan berbagai istilah seperti dokumen literal, dokumen korporil dan privat yang sudah saya jelaskan pada tabel dibawah ini.

Tipe dokumen berdasarkan bentuk fisikDefinisiContoh
Dokumen literalDokumen literal adalah dokumen yang berkaitan dengan kepustakaan dan bentuknya bisa cetak, tulis, gambar atau rekaman langsungMajalah, koran, film, buku dan lain sebagainya
Dokumen korporilDokumen korporil yang kadang juga dokumen resume adalah dokumen untuk informasi benda bersejarahPatung, fosil, arca, uang kuno dan lain sebagainya
Dokumen privatDokumen korporir atau yang kadang juga disebut dokumen kearsipan adalah dokumen yang ada di bidang kearsipanSurat dinas, laporan, suarat niaga dan lain sebagainya

3. Dokumen berdasarkan fungsi

macam-macam jenis dokumen

Lalu ada jenis dokumen berdasarkan fungsinya meski hanya terbatas pada dua kategori apakah statis atau dinamis.

Penjelasan lebih lengkap soal tipe dokumen satu ini sudah saya bahas pada tabel dibawah:

Tipe dokumen berdasarkan fungsiPengertian
Dokumen dinamisDokumen dinamis adalah dokumen langsung yang dipakai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan di kantor
Dokumen statisDokumen statis adalah lawan dari dokumen dinamis. Artinya, tipe dokumen ini tidak terlalu berguna saat digunakan untuk menyelesaikan satu pekerjaan atau lebih di kantor

FYI, dokumen dinamis sebagaimana yang saya jelaskan diatas, terbagi dalam beberapa kategori, yakni:

  • Dokumen dinamis aktif yang merujuk pada penggunaan dokumen itu sendiri secara kontinue atau terus menerus saat menyelesaikan berbagai pekerjaan perkantoran
  • Dokumen dinamis semi-aktif adalah tipe dokumen dinamis aktif yang sudah tidak terlalu dibutuhkan saat meneyelsaikan pekerjaan kantoran
  • Terakhir adalah dokumen dinamis statis yang merujuk pada tipe dokumen dinamis yang tidak digunakan lagi secara langsung saat menyelesaikan berbagai pekerjaan kantoran

Sementara, untuk dokumen statis tidak terbagi lagi dalam beberapa kategori seperti dokumen dinamis diatas.

4. Dokumen berdasarkan sifat

macam-macam jenis dokumen

Jika dilihat dari sifat dokumen maka ia terbagi dalam beberapa jenis apakah itu tekstual atau non-tekstual.

Tekstual berarti isi dokumen ditulis pakai teks atau mayoritas hanya teks saja dan bentuknya bisa digital atau tidak.

Sementara, non-tekstual adalah kebalikan dari dokumen tekstual tersebut. Penjelasan lebih lanjut dua tipe dokumen tersebut termasuk contohnya bisa lihat tabel dibawah ini:

Tipe dokumen berdasarkan sifatDefinisiContoh
Dokumen tekstualDokumen tekstual adalah tipe dokumen yang isinya berupa tulisan atau teks sajaSurat kabar, koran, katalog, buku, majalah dan lain sebagainya
Dokumen non-tekstualDokumen non-tekstual adalah tipe dokumen yang isinya berupa gambar dan teks atau gabungan keduanyaRekaman, gambar, peta, grafik dan lain sebagainya

5. Dokumen berdasarkan Jenis

macam-macam jenis dokumen

Ada juga macam-macam dokumen yang bisa dikelompokan berdasarkan jenis dokumen itu sendiri apakah fisik atau dokumen intelektual saja.

Dalam beberapa kesempatan ia bisa diartikan sebagai jenis dokumen berdasarkan bentuk dengan pengertian dan contoh sudah saya bahas pada tabel dibawah:

Tipe dokumen berdasarkan jenisPengertianContoh
Dokumen fisikDokumen fisik adalah tipe dokumen yang bisa di sortir berdasarkan beberapa kategori mulai dari material, tanggal, tahun, ukuran dan aspek lainnyaBerkas surat-menyurat
Dokumen intelektualDokumen intelektual berkaitan dengan faktor-faktor yang jadi ide dasar pembuatan dokumen itu sendiri. Artinya, kembali ke tujuan pembuatan dokumen, isi, cara memperoleh, keaslian, sumber dokumen dan metode pembuatan atau penyebarannyaDaftar pustaka skripsi, tesis dan lain sebagainya

6. Dokumen berdasarkan isi dokumen

macam-macam jenis dokumen

Terakhir ada macam-macam dokumen yang bisa dilihat dari isi dokumen itu sendiri apakah penting, tidak penting atau sangat penting.

Klasifikasi seperti diatas mungkin tidak terlalu tepat karena itu, dalam ilmu dokumentasi, disebut sebagai dokumen primer, sekunder dan tersier seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini:

Tipe dokumen berdasarkan isiDefinisiContoh
Dokumen primerDokumen primer adalah dokumen yang menginformasikan hasil suatu penelitian secara sah dan menyakinkan dari sumbernya langsung atau suatu penelitian asliHak paten, hak penelitian, disertasi dan tesis
Dokumen sekunderDokumen sekunder adalah dokumen yang isi informasinya berasal dari dokumentasi primerMajalah, indeks tulisan, kamus, bibliografi, memoar dan lain sebagainya
Dokumen tersierDokumen tersier adalah dokumen yang isinya mengambil atau menggunakan dari dokumentasi sekunder dan tersierLiteratur, buku dan teks panduan

FAQ

Untuk beberapa pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan terkait artikel ini bakal saya bahas dalam QnA dibawah, diantaranya:

1. Apakah dokumen dan berkas itu sama?

Sederhananya, ada perbedaan antara dokumen dan berkas. Dokumen bisa merupakan bentuk individual dari satu surat tertulis, termasuk tipe dokumen lain.

Sementara, berkas adalah kumpulan dari beberapa dokumen atau sekelompok dokumen.

Contoh paling sederhana bisa lihat dokumen di komputer. Misalnya, pada folder A terdiri dari berbagai dokumen surat menyurat dari tanggal sekian dan tanggal sekian.

Sementara, folder B hanya terdiri dari satu dokumen saja yang merupakan hasil scan dari surat perjalanan dinas.

2. Apakah dokumen dan file itu sama?

Dari bentuknya sudah berbeda. File adalah dokumen tapi bentuknya sudah digital atau elektronik dan bisa dicetak jadi dokumen fisik.

Sementara, dokumen termasuk file. Jadi, cakupan atau pengertian dari dokumen ini lebih luas dibanding file.

Ulasan lebih lengkap soal perbedaan antara dokumen dan file termasuk juga perbedaan dokumen dan berkas sudah saya bahas disini.

3. Apa saja fungsi dokumen dan manfaatnya apa?

Tergantung dimana dokumen itu digunakan apakah di institusi pemerintahan, perusahaan, organisasi atau digunakan secara pribadi.

Tapi, secara umum, fungsi dokumen terbagi dalam dua bentuk yakni fungsi umum dan fungsi privat.

Secara umum, isi dokumen punya fungsi praktis untuk orang yang memilikinya.

Misalnya, jika punya dokumen Ijazah atau Akta Kelahiran, bisa digunakan untuk kelengkapan berkas saat melamar kerja.

Selain itu, dokumen tersebut bisa digunakan sebagai alat bukti untuk satu informasi termasuk untuk melindungi informasi yang ada di atasnya.

Karean itu, dokumen tersebut tidak boleh rusak. Kalau perlu, boleh di laminating untuk digunakan berbagai kebutuhan.

Penutup

Mengetahui berbagai jenis dokumen diatas bisa membantu seseorang untuk mengarsipakan atau memberi nama terhadap dokumen tersebut.

Sehingga, saat dibutuhkan suatu hari nanti, dapat dengan cepat ditemukan. Dan ini penting untuk memudahkan dalam pekerjaan nantinya.

Kalau ada tambahan, masukkan atau mungkin koreksi terkait postingan ini bisa sampaikan di kolom komentar.

Demikian artikel tentang pengertian dan macam-macam jenis dokumen paling populer. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk anda. ***

Tinggalkan komentar